Mẫu hợp đồng mua bán phế liệu: điều khoản cần có và lưu ý cho nhà máy

Mẫu hợp đồng mua bán phế liệu là văn bản thỏa thuận giữa bên bán (nhà máy, công trình, cơ sở kinh doanh) và bên mua phế liệu, ghi rõ loại hàng, cách xác định giá, cách cân, thanh toán và trách nhiệm dọn mặt bằng. Bài viết này đưa ra một mẫu hợp đồng đầy đủ để bạn tham khảo và chỉnh sửa, kèm những điều khoản hay phát sinh tranh chấp nhất trong thực tế thu mua và các lưu ý riêng cho nhà máy vốn nước ngoài.

Mẫu dưới đây được đội thu mua Thành Long tổng hợp từ các giao dịch thực tế với nhà máy và công trình. Đây là tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý; với hợp đồng giá trị lớn hoặc có yếu tố nước ngoài, doanh nghiệp nên để bộ phận pháp chế hoặc luật sư rà soát trước khi ký.

Khi nào cần hợp đồng mua bán phế liệu?

Bán vài bao phế liệu lẻ thường chỉ cần phiếu cân và thanh toán ngay. Hợp đồng trở nên cần thiết khi:

• Bên bán là doanh nghiệp, cần chứng từ để hạch toán, kiểm toán và thanh lý tài sản.

• Lô hàng lớn, phải thu gom nhiều chuyến hoặc nhiều ngày.

• Phế liệu phát sinh đều đặn, cần một bên mua cố định theo lịch.

• Có kèm tháo dỡ máy móc, kết cấu hoặc dọn mặt bằng.

• Nhà máy nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất có quy định ra vào và thủ tục riêng.

Hợp đồng nguyên tắc hay hợp đồng theo lô?

Mẫu hợp đồng mua bán phế liệu tham khảo

Phần trong ngoặc vuông là chỗ cần điền hoặc chọn theo giao dịch thực tế.

Phần mở đầu và thông tin các bên

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG MUA BÁN PHẾ LIỆU – Số: [số hợp đồng]

Căn cứ Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005 và nhu cầu của hai bên. Hôm nay, ngày [ngày ký], tại [địa điểm], chúng tôi gồm:

Bên bán (Bên A): [tên doanh nghiệp], địa chỉ [địa chỉ], mã số thuế [MST], đại diện [họ tên, chức vụ], tài khoản [số tài khoản, ngân hàng].

Bên mua (Bên B): [tên doanh nghiệp], địa chỉ [địa chỉ], mã số thuế [MST], đại diện [họ tên, chức vụ], điện thoại [số điện thoại].

Hai bên thống nhất ký hợp đồng với các điều khoản sau:

Các điều khoản chính

Điều 1. Hàng hóa

• Loại phế liệu: [sắt thép, đồng, nhôm, inox, nhựa, giấy…], chi tiết theo phụ lục danh mục đính kèm.

• Khối lượng dự kiến: [khối lượng] (khối lượng thực tế xác định theo kết quả cân).

• Tiêu chuẩn chất lượng: [mức tạp chất, độ ẩm cho phép; hàng không thuộc phạm vi mua bán].

Điều 2. Giá và cách xác định giá

• Đơn giá theo [phụ lục giá / báo giá có hiệu lực đến ngày…], đã hoặc chưa bao gồm thuế theo thỏa thuận.

• Cách trừ tạp chất, bao bì, độ ẩm: [tỷ lệ hoặc phương pháp].

• Chi phí tháo dỡ, bốc xếp, vận chuyển do [Bên A / Bên B] chịu.

Điều 3. Cân và giao nhận

• Phương thức cân: [cân xe tại trạm cân…/ cân treo, cân sàn tại hiện trường], có đại diện hai bên chứng kiến.

• Mỗi chuyến lập phiếu cân và biên bản giao nhận ghi loại hàng, khối lượng, biển số xe, có chữ ký hai bên.

• Thời gian, địa điểm thu gom: [khung giờ, cổng, khu vực tập kết].

Điều 4. Thanh toán

• Hình thức: [chuyển khoản / tiền mặt]. Thời hạn: [ngay sau khi cân / trong … ngày kể từ ngày ký biên bản đối soát].

• Hóa đơn, chứng từ được lập theo quy định hiện hành cho giao dịch.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

• Bảo đảm phế liệu thuộc quyền sở hữu hợp pháp, không có tranh chấp và được phép bán.

• Bố trí lối vào, điểm tập kết, người phụ trách và thông báo nội quy an toàn của nhà máy.

Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

• Thu gom đúng danh mục, đúng lịch; tuân thủ nội quy an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy.

• Dọn vụn phát sinh do thao tác và bàn giao lại mặt bằng theo phạm vi đã thống nhất.

• Thanh toán đầy đủ, đúng hạn.

Điều 7. Vi phạm và giải quyết tranh chấp

• Mức phạt vi phạm: [tỷ lệ] trên giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm.

• Tranh chấp được thương lượng; nếu không thành, đưa ra [Tòa án / Trọng tài] có thẩm quyền.

Điều 8. Hiệu lực

• Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký đến [ngày kết thúc / khi hoàn tất bàn giao]. Hợp đồng lập thành [số] bản, mỗi bên giữ [số] bản có giá trị như nhau.

Những điều khoản hay phát sinh tranh chấp nhất

Từ thực tế thu mua, phần lớn bất đồng không nằm ở đơn giá mà ở những chi tiết bị ghi chung chung. Đây là những chỗ nên viết thật cụ thể:

1. Cách cân: cân ở đâu, ai chứng kiến, xử lý thế nào nếu số cân hai bên lệch nhau.

2. Trừ tạp và độ ẩm: ghi tỷ lệ hoặc phương pháp, đặc biệt với giấy, nhựa, phoi dính dầu.

3. Giá theo ngày: giá kim loại biến động, nên ghi rõ báo giá có hiệu lực đến ngày nào và giá áp dụng cho hàng giao sau thời hạn đó.

4. Hàng phát sinh ngoài danh mục: khi tháo dỡ thường lộ thêm hàng chưa khảo sát, cần quy định cách báo giá bổ sung.

5. Phạm vi dọn mặt bằng: dọn đến mức nào, bao bì và rác không phải phế liệu xử lý ra sao.

6. Chi phí vận chuyển với lô ở xa: với địa bàn cách bãi xa như Đồng Tháp hay Cần Thơ, nên ghi rõ bên nào chịu chi phí xe và có ghép chuyến hay không. Cách bên mình nhận lô ở khu vực này có tại trang thu mua phế liệu Đồng Tháp.

Với hợp đồng giữa các thương nhân theo Luật Thương mại 2005, mức phạt vi phạm do hai bên thỏa thuận nhưng không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm, nên ghi mức phạt cao hơn thường không có hiệu lực phần vượt.

Lưu ý riêng cho nhà máy FDI và doanh nghiệp chế xuất

Nhà máy vốn nước ngoài thường có quy trình mua bán nội bộ chặt hơn, nên hợp đồng cần thêm vài điểm:

• Đăng ký nhà cung cấp: bên mua thường phải nộp hồ sơ pháp lý để được duyệt vào danh sách đối tác trước khi ký.

• Danh mục được phép bán: chỉ thu gom hàng đã được phê duyệt thanh lý, mã lô trên phiếu cân khớp với danh mục.

• Thủ tục hải quan: với doanh nghiệp chế xuất, phế liệu bán vào nội địa thường phải hoàn tất thủ tục hải quan trước khi rời khu, nên hợp đồng cần ghi rõ bên nào thực hiện và mốc giao hàng.

• Hợp đồng song ngữ: nhiều nhà máy yêu cầu bản Việt – Anh hoặc Việt – Hàn, Việt – Trung, cần ghi bản nào có giá trị ưu tiên khi có khác biệt.

Các khu công nghiệp tập trung nhiều nhà máy FDI như VSIP, Mỹ Phước, Nam Tân Uyên thường áp dụng đầy đủ những yêu cầu trên. Thông tin về hồ sơ và cách thu gom ở khu vực này có tại trang thu mua phế liệu Bình Dương.

Hồ sơ đi kèm hợp đồng

Hợp đồng chỉ là khung; giá trị pháp lý của giao dịch nằm ở bộ chứng từ đi kèm. Một bộ hồ sơ đầy đủ thường gồm:

• Phụ lục danh mục phế liệu và phụ lục giá.

• Biên bản khảo sát và phạm vi công việc.

• Phiếu cân từng chuyến và biên bản đối soát khối lượng.

• Biên bản giao nhận hàng và biên bản bàn giao mặt bằng.

• Chứng từ thanh toán và hóa đơn.

Cách nhà máy chuẩn bị bộ hồ sơ này từ khâu kiểm kê có trong bài hướng dẫn lập hồ sơ thanh lý phế liệu, còn cách cân và chốt giá tại hiện trường xem trong quy trình cân, định giá phế liệu tại chỗ.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng mua bán phế liệu

Bán phế liệu có bắt buộc phải làm hợp đồng không?

Không bắt buộc với giao dịch nhỏ, thanh toán ngay. Với doanh nghiệp hoặc lô hàng lớn, nên có hợp đồng bằng văn bản để làm căn cứ hạch toán và giải quyết khi có bất đồng.

Hợp đồng mua bán phế liệu có cần công chứng không?

Thông thường không. Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa các bên có hiệu lực khi được ký đúng thẩm quyền, trừ khi các bên tự thỏa thuận công chứng.

Có thể ghi giá theo thị trường thay vì một con số cố định không?

Có. Với hợp đồng nguyên tắc, hai bên thường ghi cách xác định giá trong hợp đồng và chốt đơn giá cụ thể bằng phụ lục hoặc báo giá từng đợt.

Hợp đồng nguyên tắc có cần phụ lục giá không?

Nên có. Phụ lục giá giúp thay đổi đơn giá theo thị trường mà không phải ký lại toàn bộ hợp đồng, và là căn cứ đối soát khi thanh toán từng kỳ.

Kết luận

Một mẫu hợp đồng mua bán phế liệu tốt không cần dài, nhưng phải ghi cụ thể cách cân, cách trừ tạp, hiệu lực của giá, phạm vi dọn mặt bằng và bộ chứng từ đi kèm. Với nhà máy FDI và doanh nghiệp chế xuất, cần bổ sung thêm phần đăng ký nhà cung cấp, danh mục được phép bán và thủ tục hải quan. Hãy dùng mẫu trên làm khung, rồi điều chỉnh theo quy định nội bộ và tư vấn pháp lý của doanh nghiệp.