Bán phế liệu có phải xuất hóa đơn không? Hướng dẫn cho nhà máy và doanh nghiệp chế xuất

Kế toán nhà máy thường hỏi câu này đúng lúc lô hàng đã cân xong và xe chuẩn bị rời cổng: bán phế liệu có phải xuất hóa đơn không, xuất loại hóa đơn nào, và nếu thanh lý kéo dài nhiều ngày thì lập một hóa đơn hay nhiều hóa đơn? Với doanh nghiệp, câu trả lời ngắn là có. Phế liệu là hàng hóa, nên khi doanh nghiệp bán cho bên thu mua thì doanh nghiệp, tức bên bán, phải lập hóa đơn giao cho người mua, giống như bán bất kỳ hàng hóa nào khác.

Bài này đi lần lượt các tình huống hay gặp ở nhà máy trong nước, nhà máy FDI và doanh nghiệp chế xuất: ai lập hóa đơn, loại hóa đơn, thời điểm lập, các giấy tờ đi kèm và những chỗ hay sai khi đối chiếu. Nội dung tổng hợp theo quy định hiện hành tới ngày 20/10/2026, mang tính tham khảo; với giao dịch cụ thể, doanh nghiệp nên đối chiếu thêm với kế toán phụ trách hoặc cơ quan thuế quản lý.

Bán phế liệu có phải xuất hóa đơn không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (đã sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/6/2025), khi bán hàng hóa, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Phế liệu thu hồi từ sản xuất, phế phẩm, vật tư hỏng hay sắt thép tháo dỡ khi bán ra đều là hàng hóa, không có ngoại lệ riêng chỉ vì giá trị thấp hay vì đó là "đồ bỏ".

Vì vậy câu hỏi đúng không phải là "có cần hóa đơn không" mà là "ai đứng tên bán". Nghĩa vụ hóa đơn phụ thuộc vào người bán:

Một nhầm lẫn rất phổ biến là nghĩ bên thu mua sẽ "xuất hóa đơn cho nhà máy". Trong giao dịch bán phế liệu, nhà máy là người bán nên nhà máy lập hóa đơn; bên thu mua là người mua, nhận hóa đơn và thanh toán.

Xuất hóa đơn bán phế liệu loại nào?

Nhà máy trong nước và nhà máy FDI thông thường

Doanh nghiệp đang khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì dùng hóa đơn GTGT, ghi thuế suất theo đúng mặt hàng. Lưu ý chính sách giảm 2% thuế GTGT theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP (áp dụng từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026) không áp dụng cho mọi hàng hóa: danh mục không được giảm ở Phụ lục I có nhóm sản phẩm kim loại. Trước khi xuất hóa đơn cho sắt, đồng, nhôm, inox phế liệu, kế toán nên tra mã hàng với phụ lục này thay vì mặc định 8%.

Doanh nghiệp chế xuất

Doanh nghiệp chế xuất nằm trong khu phi thuế quan, nên bán phế liệu cho đơn vị thu mua trong nước được xem như một giao dịch xuất – nhập khẩu. Hóa đơn bán hàng phải ghi dòng "Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan" theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã sửa đổi. Trường hợp doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác được hạch toán riêng thì loại hóa đơn theo phương pháp tính thuế của hoạt động đó; phần này nên để kế toán xác nhận.

Doanh nghiệp chế xuất bán phế liệu: thủ tục hải quan đi kèm hóa đơn

Với doanh nghiệp chế xuất, hóa đơn chỉ là một nửa bộ hồ sơ. Theo khoản 4 Điều 75 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), phế liệu, phế phẩm được phép bán vào thị trường nội địa thì doanh nghiệp chế xuất làm thủ tục xuất khẩu, còn doanh nghiệp nội địa mua hàng mở tờ khai nhập khẩu theo loại hình tương ứng. Hàng chỉ nên rời khu khi tờ khai đã hoàn tất.

Những việc cần chốt với bên thu mua trước ngày xe vào:

• Ai mở tờ khai nhập khẩu và mất bao lâu, để hẹn ngày xe đúng lúc tờ khai sẵn sàng.

• Tên hàng, mã HS và khối lượng dự kiến thống nhất giữa hợp đồng, hóa đơn và tờ khai; khối lượng cân thực tế lệch nhiều thì xử lý theo hướng dẫn của hải quan nơi làm thủ tục.

• Phần phế liệu có nguồn gốc nguyên liệu nhập khẩu theo loại hình gia công hoặc sản xuất xuất khẩu có nghĩa vụ kê khai riêng với cơ quan hải quan; doanh nghiệp tự phân bổ theo định mức thực tế.

• Phế liệu thuộc diện quản lý riêng (lẫn dầu, hóa chất, linh kiện điện tử) cần được kiểm tra trước, vì có thể không thuộc nhóm được bán như phế liệu thông thường.

Quy định hải quan về phế liệu được sửa đổi khá thường xuyên, gần nhất có Thông tư 121/2025/TT-BTC ngày 18/12/2025 sửa một số điều liên quan. Doanh nghiệp nên hỏi chi cục hải quan quản lý để có hướng dẫn đúng với loại hình của mình.

Thời điểm lập hóa đơn khi thanh lý phế liệu nhiều đợt

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp giao hàng nhiều lần, mỗi lần giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị tương ứng.

Áp vào thanh lý phế liệu, điều này có nghĩa là:

• Lô cân và chở đi trong một ngày: lập hóa đơn theo phiếu cân đã chốt của ngày đó.

• Thanh lý kéo dài nhiều ngày, nhiều chuyến: mỗi đợt giao hàng là một lần lập hóa đơn theo khối lượng thực giao. Không gom cả tháng rồi xuất một hóa đơn vào cuối kỳ.

• Hợp đồng nguyên tắc thu gom định kỳ: vẫn lập hóa đơn theo từng lần giao; phụ lục giá chỉ quyết định đơn giá áp dụng, không thay đổi thời điểm lập hóa đơn.

Cách tổ chức cân và lập phiếu cân cho từng chuyến xem thêm ở bài quy trình cân và định giá phế liệu tại chỗ.

Ghi gì trên hóa đơn bán phế liệu để khớp phiếu cân

Lỗi hay gặp nhất khi đối chiếu không nằm ở thuế suất mà ở chỗ hóa đơn, phiếu cân và hợp đồng gọi cùng một lô hàng bằng ba cái tên khác nhau. Nên thống nhất từ đầu:

1. Tên hàng theo nhóm đã phân loại, ví dụ "sắt phế liệu", "đồng cáp phế liệu", "inox 304 phế liệu", thay vì ghi chung "phế liệu các loại" cho cả lô nhiều nhóm giá.

2. Khối lượng lấy từ phiếu cân có chữ ký hai bên, sau khi đã trừ bì và tạp chất theo cách đã thỏa thuận.

3. Đơn giá đúng phụ lục giá của đợt giao, cùng đơn vị tính với phiếu cân (thường là kg).

4. Thông tin bên mua: tên, mã số thuế, địa chỉ khớp với hợp đồng.

5. Chi phí tháo dỡ, vận chuyển nếu có tách thành dòng hoặc chứng từ riêng theo đúng bản chất, không trộn vào đơn giá phế liệu.

Khi bán từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần, nên thanh toán chuyển khoản. Từ 01/7/2025, Luật Thuế GTGT 2024 yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hàng mua từ mức này để bên mua được khấu trừ thuế đầu vào, nên chuyển khoản cũng giúp hai bên đối chiếu dễ hơn.

Hồ sơ đi kèm hóa đơn khi nhà máy thanh lý phế liệu

Hóa đơn chứng minh việc bán, còn bộ hồ sơ đi kèm chứng minh vì sao có lô phế liệu đó và nó đã được xử lý đúng. Một bộ hồ sơ gọn thường gồm:

• Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng nguyên tắc kèm phụ lục giá; tham khảo mẫu hợp đồng mua bán phế liệu.

• Biên bản kiểm kê hoặc danh mục phế liệu được phê duyệt thanh lý; cách lập danh mục có trong bài kiểm kê phế liệu nhà xưởng.

• Biên bản thanh lý tài sản cố định nếu trong lô có máy móc, thiết bị còn trên sổ tài sản.

• Phiếu cân từng chuyến và biên bản giao nhận có chữ ký đại diện hai bên.

• Hóa đơn, chứng từ thanh toán và, với doanh nghiệp chế xuất, tờ khai hải quan.

Phế liệu không bán mà phải tiêu hủy thì không lập hóa đơn bán hàng, nhưng cần hồ sơ tiêu hủy và hợp đồng với đơn vị xử lý có chức năng. Đây là hai luồng khác nhau, không nên lẫn trong cùng một bộ chứng từ.

Nhà máy FDI ở TPHCM và Bình Dương cũ cần chuẩn bị gì?

Phần lớn nhà máy FDI trong các KCN như Tân Tạo, Tân Thới Hiệp, Hiệp Phước hay VSIP, Mỹ Phước ở khu vực Bình Dương cũ (nay thuộc TPHCM sau sáp nhập ngày 01/7/2025) không phải doanh nghiệp chế xuất, nên dùng hóa đơn GTGT như doanh nghiệp trong nước. Chỗ khác biệt thường nằm ở quy trình nội bộ: phê duyệt thanh lý từ công ty mẹ, yêu cầu ba báo giá, kiểm tra tư cách nhà thầu và đăng ký xe ra vào.

Khi thu mua phế liệu Bình Dương cho nhà máy FDI, bên mình chốt trước với bộ phận kế toán bên bán ba thứ: tên hàng ghi trên hóa đơn theo đúng nhóm phân loại, thông tin bên mua để xuất hóa đơn, và mốc lập hóa đơn cho từng chuyến. Với doanh nghiệp chế xuất, mốc giao hàng được hẹn theo ngày tờ khai sẵn sàng chứ không theo ngày xe rảnh. Còn khi thu mua phế liệu TPHCM tại các KCN và nhà xưởng nội thành, phiếu cân tại chỗ có chữ ký hai bên là căn cứ để kế toán lập hóa đơn ngay trong ngày. Các bước chuẩn bị từ phía nhà máy trước khi thanh lý có trong bài cách lập hồ sơ thanh lý phế liệu.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn khi bán phế liệu

Phế liệu giá trị nhỏ có được bỏ qua hóa đơn không?

Không có ngưỡng giá trị nào miễn lập hóa đơn khi doanh nghiệp bán hàng hóa. Lô nhỏ vẫn lập hóa đơn; có thể gộp nhiều nhóm phế liệu trong một hóa đơn nếu giao cùng một lần.

Bên thu mua không có hóa đơn đầu vào thì sao?

Đó là nghĩa vụ của bên mua với cơ quan thuế khi mua của cá nhân không kinh doanh. Khi người bán là doanh nghiệp, người bán phải lập hóa đơn; bên thu mua không thể thay thế hóa đơn đó bằng bảng kê.

Có được xuất hóa đơn sau khi nhận tiền không?

Thời điểm lập hóa đơn gắn với lúc giao hàng, không gắn với lúc thu tiền. Nếu thanh toán sau, vẫn lập hóa đơn khi hàng đã giao và ghi công nợ theo hợp đồng.

Doanh nghiệp chế xuất có thể bán phế liệu cho đơn vị không làm thủ tục hải quan không?

Không nên. Phế liệu rời khu phi thuế quan vào nội địa phải có thủ tục hải quan; bên mua cần mở tờ khai nhập khẩu theo loại hình tương ứng. Nếu bên thu mua không làm được phần này, doanh nghiệp chế xuất sẽ gặp rủi ro khi quyết toán với hải quan.

Nếu nhà máy đang chuẩn bị thanh lý và cần thống nhất trước bộ chứng từ, có thể gửi danh mục phế liệu và yêu cầu chứng từ của bên mình qua Zalo 0987 903 123 để bên thu mua xác nhận cách làm trước khi khảo sát.